Piilon ensimmäisessä hackathonissa ratkottiin kuitin kontekstin käsittelyä

Piilon tiimi toimii pääasiassa etänä, mutta välillä pidetään läsnäpäiviä. Tällä kertaa pistettiin pöytään vähän pidempi työpäivä ja järkättiin oma Hackathon, aka Piilothon.

Suljettiin tiimi neljän seinän sisään ja tavoitteena oli toteuttaa valituista ideoista toimiva kokonaisuus 24 tunnissa.

Päätimme kehittää ratkaisua, joka parantaa käyttökokemusta kuitin lisäämisessä ja vahvistaa riittävän kontekstin kirjanpidon tekemiseen. Ideana oli hyödyntää koko tiimin osaamista ja saada lyhyessä ajassa aikaan merkittävä parannus nykyjärjestelmään.

Lähtötilanne

Nykyisessä mallissa käyttäjä tallentaa kuitin ottamalla siitä kuvan kännykän sovelluksella. Heti kuvan ottamisen jälkeen kuitti tallentuu Piiloon ja sen liittämiseksi kirjanpitoon käynnistyy automaattisesti tiettyjä prosesseja. Sovellus kysyy muun muassa, miten kyseinen kulu liittyy yrityksen liiketoimintaan, ja näyttää samalla automaattisesti liitetyt tilitapahtumatiedot.

Haasteena on se, että kuitin liittämisessä puuttuu usein tarpeellinen lisätieto yrittäjältä, mistä ostoksessa on tarkalleen kyse.

Saamme erityisesti kirjanpitäjiltä jatkuvasti palautetta, ettei kuitista aina käy ilmi liiketoiminnan konteksti.

Tämä on erityisen tärkeää, kun kehitetään tekoälyavusteista kirjausjärjestelmää – mitä enemmän kontekstia on saatavilla, sitä tarkempia ja osuvampia ehdotuksia järjestelmä pystyy antamaan.

Nykyisin Piilo AI analysoi kuitista saatua tietoa ja tekee alustavia ehdotuksia, kuten "yleiset liiketoimintaan liittyvät kulut". Se saattaa esimerkiksi ehdottaa, että kyseessä on elintarvikkeiden hankinta, joka voisi liittyä asiakastarjoiluihin tai markkinointitapahtumaan. Joskus ehdotus jää kuitenkin epämääräiseksi, sillä käyttäjän antama lisätieto on vähäistä.

Olisi paljon hyödyllisempää, jos käyttäjä esimerkiksi kertoisi tarkemmin, että kuitti koskee toimistolle hankittua kahvia, pullaa ja muita tarvikkeita asiakastarjoilua varten. Tämä tilanne – jossa järjestelmä kaipaakin syvällisempää kontekstia – on lähtötilanteemme hackathonissa.

Tavoitteenamme on kehittää ratkaisu, joka tukee käyttäjää antamalla mahdollisuuden tarkempaan ja sujuvampaan tietojen syöttöön. Näin sekä kirjanpitäjän elämä helpottuu että voimme tehdä parempia automaatioehdotuksia.

Lopputulos

Reilun 18 tunnin intensiivisen työskentelyn jälkeen tiimimme oli saanut uuden version käyttöön, joka vie kuittien käsittelyn ja kirjanpidon täsmällisyyden uudelle tasolle.

Prosessia testattiin käytännössä lounaskuitin avulla, joka saatiin kätevästi talteen myös tiimipäivän lounaan yhteydessä.

Latasimme kuitin Piiloon, jolloin se alkaa tarkastelemaan kuitin sisältöä ja huomaa, että kyseessä on ravintolakulu. Tämän perusteella se pohtii, mihin kuluun se parhaiten sijoitetaan: onko kyseessä neuvottelukulu, edustuskulu, henkilöstölounas vai jotain muuta?

Ongelma on se, että pelkkä kuitin tieto ei aina anna tarpeeksi kontekstia oikean kirjaustavan valintaan, vaan tietoja pitää saada yrittäjältä. Tämä on keskeinen ongelma koko kirjanpidon prosessissa.

Hackathonissa rakenssimme uuden toiminnon taustatiedon keräämiseen ja lisäämiseen.

Lopputuloksena Piilo AI osaa nyt:

1. Tulkita tositteen tietojen perusteella kontekstin entistä paremmin
2. Kysyä relevantteja lisätietoja vs geneerinen "Anna lisätietoja"
3. Ottaa vastaan puhetta ja muuntaa sen tekstiksi = sanele lisätiedot

Nyt, kun saamme käyttäjältä paremmin lisätietoja, helpotamme sekä kirjanpitäjien työtä että voimme antaa enemmän dataa kirjausapurillemme ehdotuksia varten.

Tässä tapauksessa ravintolakuitin käsittely meni ehdotuksineen hienosti valmiiksi asti. Ja kirjanpitäjälle tuli annettua oikeat lisätiedot.