Toiminimen kirjanpito itse – Kannattaako yrittäjän hoitaa kirjanpito omin voimin?

Kirjanpidon perusvaatimukset toiminimiyrittäjälle - tehdäkö itse vai kääntyä ammattilaisen puoleen?

Toiminimen kirjanpito on Suomessa yksinkertaistetumpaa verrattuna esimerkiksi osakeyhtiöiden vaatimuksiin.

Tämä tarkoittaa, että toiminimiyrittäjä voi hoitaa kirjanpitonsa pääsääntöisesti yhdenkertaiseen kirjanpitoon perustuen, mikä tekee siitä hieman helpommin hallittavaa.

Tästä huolimatta on hyvä muistaa, että kaikki liiketapahtumat – kuten myynnit, ostot, verot ja muut maksut – tulee dokumentoida asianmukaisesti ja säilyttää lain mukaisesti.

Mitä itse tehtävä kirjanpito vaatii?

Itse kirjanpidon tekeminen voi säästää kustannuksia, mutta se vaatii ymmärrystä muutamista perusasioista:

• Kirjanpitosäännöt ja lainsäädäntö: Yrittäjän on tunnettava kirjanpitolaki sekä verotusvaatimukset. Esimerkiksi arvonlisäverovelvollisuuden ymmärtäminen ja alv-ilmoitusten tekeminen ovat olennaisia taitoja.
• Kuitit ja laskut järjestyksessä: Kaikki yrityksen liiketapahtumat tulee kirjata systemaattisesti ja kuitit säilyttää mahdollisia tarkastuksia varten.
• Oman osaamisen ylläpito: Lainsäädäntö ja velvoitteet muuttuvat jatkuvasti - on keskeistä, että kirjanpitonsa itse tekevä yrittäjä ymmärtää tämän ja muistaa päivittää omaa osaamistaan.

Monille yrittäjille kirjanpidon perustoimet ovat tuttuja eikä se todella ole ydinfysiikkaa. Se on hyvinkin mahdollista tehdä itse, mutta joskus voivat olla aikaa vieviä ja virhealttiita, jos niihin ei paneudu riittävästi ja ole tarkkana.

Onneksi esimerkiksi Piilo huolehtii ja muistuttaa yrittäjää tietyistä velvollisuuksista ja näin ohjaa tekemään asiat oikein.

Lopullinen vastuu kirjanpidosta on kuitenkin aina yrittäjä itsellään.

Se on hyvä pitää mielessä.

Itse tehtävän kirjanpidon hyödyt ja haitat

Itse tehdyn kirjanpidon selkein etu on kustannussäästö. Kirjanpitopalveluiden hinnat voivat vaihdella merkittävästi, joten omatoiminen kirjanpito voi olla houkutteleva vaihtoehto erityisesti uusille tai pienille toiminimille, joissa liiketapahtumia on vain vähän.

Samalla kannattaa kuitenkin muistaa, että itse tehtävä kirjanpito voi aiheuttaa ylimääräistä stressiä. Varsinkin jos yrittäjä ei ole perillä kaikista lainsäädännön ja verotuksen vaatimuksista.

Jos liiketapahtumia on paljon tai liiketoiminta on monimutkaista, virheiden riski kasvaa, ja yrittäjän on syytä pohtia, onko kirjanpitoon käytetty aika pois muusta, liiketoimintaa kehittävästä työstä.

Tällöin voi olla hyvä hyödyntää oikeaa kirjanpitäjää.

Milloin ulkoistaminen on järkevää?

Monet yrittäjät päätyvät ulkoistamaan kirjanpitonsa tilitoimistolle, mikä voi olla järkevä valinta erityisesti silloin, kun:

• Liiketoiminta on kasvanut: Kasvava toiminimi vaatii usein enemmän aikaa ja resursseja kirjanpitoon, joten ulkoistaminen vapauttaa yrittäjän aikaa muihin tehtäviin.
• Kirjanpitoon liittyy haastavia tilanteita: Erikoistilanteet, kuten alv-vähennykset tai eri verokantojen soveltaminen, voivat lisätä kirjanpidon monimutkaisuutta.
• Yrittäjän aika on arvokasta: Jos yrittäjän työpanos on arvokasta muilla alueilla, kuten myynnissä tai asiakassuhteiden hoitamisessa, kirjanpidon ulkoistaminen voi olla taloudellisesti järkevää.

Kirjanpitotavat: Yhdenkertainen ja kahdenkertainen kirjanpito

Toiminimiyrittäjänä on tärkeää ymmärtää kirjanpitotapojen ero.

Yhdenkertainen kirjanpito on sallittua kirjanpitolain mukaan liikkeen- ja ammatinharjoittajilla, kuten toiminimiyrittäjillä, on poikkeus, joka mahdollistaa heille maksuperusteisen yhdenkertaiseen kirjanpitoon perustuvan järjestelmän.

Tämä menetelmä perustuu maksuperusteisuuteen, mikä tarkoittaa, että liiketapahtumat kirjataan yhden kerran sen mukaan, milloin raha siirtyy, ei silloin, kun esimerkiksi myyntilasku on laadittu. Maksuperusteisuus tekee yhdenkertaisesta kirjanpidosta yksinkertaisemman, koska se seuraa kassavirtaa ilman monimutkaisia.

Kahdenkertainen kirjanpito puolestaan edellyttää, että jokainen liiketapahtuma kirjataan kahteen kertaan: sekä debet- että kredit-puolelle.

Tämä menetelmä on yleisempi suuremmissa yrityksissä, kuten osakeyhtiöissä, ja antaa tarkemman kokonaiskuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta, koska se huomioi varat, velat ja oman pääoman muutokset. Kahdenkertainen kirjanpito ei kuitenkaan ole yleensä tarpeen toiminimiyrittäjälle, mutta siitä voi olla hyötyä, jos liiketoiminta on laajaa ja vaatii tarkempaa seurantaa.

Yhdenkertaisen kirjanpidon vaatimukset toiminimiyrittäjälle

Mitäs vaiheita ja asioita yhdenkertaisessa kirjanpidossa pitää sitten huomioida?

Siitä listaus seuraavaksi mahdollisimman tiiviissä muodossa.

• Kirjanpitovelvollisuus: Kaikki yritykset, myös toiminimet, ovat kirjanpitovelvollisia harjoittamastaan liike- tai ammattitoiminnasta

• Tositteiden kerääminen ja säilyttäminen: Kaikista liiketapahtumista, kuten myynneistä, ostoista ja maksuista, on oltava asianmukaiset tositteet, kuten kuitit, laskut ja tiliotteet. Tositteiden on oltava päivättyjä ja numeroituja, ja niistä on käytävä ilmi liiketapahtuman sisältö. Tositteita on säilytettävä vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä.

• Kirjausten tekeminen: Tositteiden perusteella tehdään kirjaukset kirjanpitoon. Kirjaukset voidaan tehdä käsin tai kirjanpito-ohjelman avulla.

• Tilinpäätös: Yhdenkertaisessa kirjanpidossa tilikausi on aina kalenterivuosi. Pienet toiminimet voivat lain mukaan jättää tilinpäätöksen laatimatta. Kuitenkin, tilinpäätöksen laatimista suositellaan, sillä siitä on hyötyä muun muassa veroilmoituksen laatimisessa ja ennakkoverojen riittävyyden arvioinnissa sekä se auttaa ymmärtämään oman yrityksen taloutta.

• Veroilmoitus: Tilinpäätöksen ja kirjanpidon tietojen perusteella tehdään veroilmoitus Verohallinnolle. Veroilmoitus on tehtävä, vaikka yrityksellä ei olisi ollut tuloja tilikaudella

• Arvonlisävero: Toiminimiyrittäjän on huolehdittava arvonlisäveron laskemisesta ja maksamisesta

• Ennakkoverot: Toiminimiyrittäjän on maksettava ennakkoveroa tuloistaan.

• Kirjanpitoaineiston arkistointi: Kirjanpitoaineisto on säilytettävä lain määräämän ajan.

Lopuksi

Kirjanpidon tekeminen itse on mahdollista ja voi olla toimiva ratkaisu toiminimiyrittäjälle, jolla on tarvittavat taidot ja riittävästi aikaa paneutua asiaan.

Toisaalta ulkoistaminen voi säästää aikaa ja vähentää stressiä, jos kirjanpito tuntuu haastavalta tai liiketoiminta on monimutkaista.

Yrittäjän kannattaa harkita omia taitojaan, käytettävissä olevaa aikaa sekä liiketoiminnan tarpeita ennen päätöksen tekemistä.

Tee itse kirjanpitosi Piilolla - ilmainen kirjanpito-ohjelma

Piilo on ilmainen kirjanpito-ohjelma, johon lisättävissä älykkäitä automaatioita. Kirjanpito onnistuu kokonaan itsenäisesti, mutta voit toki halutessasi ottaa mukaan kirjanpitäjän. Heti tai myöhemmin.