Kirjanpitokirjauksen tekeminen

Tässä artikkelissa käydään läpi viisi eri tapaa, joilla voit tehdä kirjanpitokirjauksia Piilossa. Piilo on kirjanpito-ohjelma, ja sen tärkein tehtävä on tietysti hoitaa yrityksesi kirjanpitomerkinnät oikeille tileille – joko yksinkertaisella tai kahdenkertaisella kirjanpidolla. Katsotaan nämä viisi tapaa läpi.

1. Automaattiset ehdotukset

Tilanne: Yritykselle tulee toistuva lasku, esimerkiksi puhelinlasku.

Miten se toimii:

Kun lasku on sellaiselta toimittajalta, jonka olette jo aikaisemmin kirjanneet, Piilo osaa ehdottaa samaa tilikäsittelyä kuin aiemminkin.
Näin pääset yhdellä klikkauksella tekemään kirjanpidon, koska ohjelma tietää jo, mihin tiliin meno tai tulo kannattaa kirjata.

Kenelle sopii: Yrittäjälle tai muulle peruskäyttäjälle, joka haluaa päästä mahdollisimman helpolla toistuvien kulujen ja ostojen kanssa.

2. Kysymysten avulla kirjaaminen

Tilanne: Sinulla ei ole aiempaa kirjaushistoriaa (tai et halua käyttää automaattista ehdotusta), vaan haluat tehdä uuden kirjanpidon “tyhjästä”.

Miten se toimii:

Piilo kyselee sinulta pari kysymystä: liittyykö kulu/tulo yleiseen liiketoimintaan, mihin kategoriaan se kuuluu (esim. puhelin- ja internetliittymät) jne.
Vastauksiesi perusteella Piilo osaa sijoittaa kirjauksen oikeaan paikkaan kirjanpidossa.
Jatkossa ohjelma osaa taas tarjota automaattista ehdotusta, kun sama toimittaja tai vastaava kululaji toistuu.

Kenelle sopii: Henkilölle, joka haluaa itse valita, mihin kulu kuuluu, mutta kaipaa kuitenkin pientä opastusta siitä, miten se käytännössä tehdään.

3. Kirjanpitäjän tila (tilikartasta suora valinta)

Tilanne: Haluat (tai kirjanpitäjäsi haluaa) valita tarkan kirjanpidon tilin suoraan tilikartalta.

Miten se toimii:

Kun olet vaihtanut näkymän kirjanpitäjän tilaan, pääset valitsemaan tilikartasta suoraan oikean tilin.
Voit esimerkiksi klikata puhelin- ja internetliittymien tilin tilikartalta ilman, että Piilo tarjoaa “kysely”-vaihtoehtoa tai automaattista ehdotusta.
Tarvittaessa voit lisätä tai muokata kirjanpidon rivejä.

Kenelle sopii: Taloushallinnon ammattilaisille tai kirjanpitäjälle, joka haluaa suoran ja tarkan kontrollin kirjanpitotilien valinnasta.

4. Erikoistilanteet eri vastatileillä

Tilanne: Maksu ei menekään pankkitililtä, vaan esimerkiksi ennakkomaksuna tai jollain toisella tavoin. On siis tarpeen muuttaa vastatiliä.

Miten se toimii:

Valitse kirjanpitäjän tilassa maksutavaksi “muu vastatili” pankkitilin sijaan.
Jos olette tehneet esim. ennakkomaksun, jolloin toimittajalla on jo teidän rahaa tallessa, voit valita kirjanpidon vastatiliksi “lyhytaikaiset saamiset” tms.
Näin kirjaus pysyy tasapainossa, vaikka pankkitiliä ei käytetä ollenkaan.

Kenelle sopii: Yrittäjälle tai kirjanpitäjälle, joka kohtaa tavallisesta poikkeavia maksutapoja (ennakkomaksuja, maksutilanteita, joissa pankkitiliä ei käytetä).

5. Muistiokirjaus

Tilanne: Kirjauksessa ei ole arvonlisäveroja käsiteltävänä, mutta haluat tehdä kirjanpidon merkinnän, joka liittyy esim. omistajan palkkaan tai johonkin muuhun sisäiseen siirtoon.

Miten se toimii:

Mene haluamallesi kuukaudelle ja luo “muistiotosite”. Tällöin pääset valitsemaan manuaalisesti debit- ja kreditkirjaukset.
Tässä näkymässä et käsittele arvonlisäveroa ollenkaan – se on tarkoitettu puhtaasti muistiokirjauksiin, jotka eivät vaikuta ALV-ilmoitukseen.
Voit hyödyntää muistiotositteita esim. yrittäjäpalkan tai muiden “muiden tase-erien” kirjaamiseen, joille ei ole varsinaista ostolaskua tai myyntilaskua.

Kenelle sopii: Käyttäjille, jotka tarvitsevat vapaata ja joustavaa kirjaustapaa ilman ALV-käsittelyä – esimerkiksi erilaisissa palkan, verojen, korjaus- tai siirtokirjausten tilanteissa.

Yhteenveto

Nämä viisi tapaa kattavat useimmat tilanteet, joita yrityksen kirjanpidossa tulee vastaan. Perusideana on, että voit aina valita helpon automaattisen (tai kyselypohjaisen) tavan, jos kyseessä on toistuva tai yksinkertainen kulu/tulo. Jos taas tarvitset syvempää kontrollia, Piilon kirjanpitäjän tila tai muistiokirjaus on sinulle sopivin vaihtoehto.

Toivottavasti tämä artikkeli auttoi selventämään Piilon kirjanpitoa. Jos jokin jäi vielä epäselväksi, voit olla yhteydessä tukeemme tai käydä tsekkaamassa lisää ohjeita Piilon omasta opastekannasta. Tsemppiä kirjanpitoon!